עובד עוזב: טופס 161, פיצויים ושחרור כספים

עובד שעוזב, מפוטר או מתפטר, מפעיל אצל המעסיק שרשרת חובות שרובן מול רשות המסים והקופות, לא מול העובד עצמו. מאז ספטמבר 2023 כל התהליך עבר למערכת דיגיטלית של רשות המסים, וטופס 161 הישן, זה שמילאו בעט ושלחו בפקס לפקיד השומה, הוחלף בדיווח מקוון שמחייב כל מעסיק.

מעסיק שלא מדווח, או מדווח באיחור של חודשים, לא סתם מעצבן את העובד לשעבר: הוא משאיר את כספי הפיצויים שלו נעולים, גורם לקופות לנכות מס בשיעור המרבי, ולפעמים חושף את עצמו לתביעה. במדריך הזה נעבור על התהליך שלב אחרי שלב, מנקודת המבט של המעסיק.

מה השתנה בטופס 161

טופס 161 הוא הדיווח לרשות המסים על פרישת עובד מהעבודה. הוא מרכז את כל מה שקשור לכסף בסיום ההעסקה: תקופות עבודה, שכר אחרון, כמה כספי פיצויים נצברו בכל קופה, ואילו מענקים משולמים במזומן. על בסיס הדיווח הזה רשות המסים קובעת כמה מס ינוכה מהפיצויים, אם בכלל.

בספטמבר 2023 השיקה רשות המסים מערכת דיגיטלית לדיווח על עזיבת מקום עבודה. הטופס החדש איחד את הטפסים הישנים לתהליך אחד: המעסיק ממלא את חלק א' במערכת המקוונת, העובד מקבל הודעת SMS או מייל, נכנס לאזור האישי שלו, רואה את הנתונים שהמעסיק דיווח ומגיש את הבחירות שלו (חלק ב'). המערכת מפיקה את אישורי המס ישירות, בלי מכתבים ידניים מפקיד השומה ברוב המקרים.

חובת הדיווח חלה בכל סיום העסקה שבו הופקדו לעובד כספים לקופת גמל או לביטוח פנסיוני, או שהעובד זכאי לפיצויי פיטורים. כלומר: כמעט כל עובד שעוזב, כולל מתפטר, מחייב דיווח. אין קשר לשאלה אם מגיעים לו פיצויים מכם ישירות.

חובות המעסיק: חלק א'

חלק א' הוא הצהרת המעסיק, ואלה הנתונים שתצטרכו להכין לפני שנכנסים למערכת:

• arrow_leftפרטי העובד ותקופות ההעסקה המדויקות, כולל תקופות לא רציפות וחופשות ללא תשלום ארוכות
• arrow_leftהשכר האחרון לצורך פיצויים (השכר הקובע, לא בהכרח הברוטו המלא בתלוש)
• arrow_leftפירוט כל הקופות שהופקדו אליהן כספי פיצויים, עם יתרות עדכניות מהקופות עצמן
• arrow_leftמענקים שמשולמים במזומן: השלמת פיצויים, דמי הסתגלות, פדיון ימי מחלה למי שזכאי
• arrow_leftהאם הוחל סעיף 14, על איזה חלק מהשכר ומאיזה תאריך

הנקודה שהכי הרבה מעסיקים מפספסים: את היתרות צריך למשוך מהקופות סמוך למועד הדיווח, לא מדוח שנתי ישן ששכב בתיקייה. דיווח עם יתרות שגויות גורר תיקונים מול רשות המסים, וכל תיקון כזה מקפיא את הכסף של העובד עוד כמה שבועות. את הדיווח עצמו צריך להגיש בסמוך לסיום ההעסקה ולפני שמשלמים לעובד מענק כלשהו, כי בלי אישורי המס אסור לכם לשלם בלי לנכות מס בשיעור המרבי.

חלק העובד וברירת המחדל שכדאי להכיר

אחרי שהגשתם את חלק א', הכדור עובר לעובד. יש לו שלושה חודשים ממועד הדיווח שלכם להיכנס למערכת ולבחור מה לעשות עם כספי הפיצויים: למשוך אותם בפטור ממס עד התקרה, להשאיר אותם בקופה ברצף קצבה לפנסיה, לבקש רצף מעסיקים (רצף פיצויים), או לבקש פריסת מס על החלק החייב.

הפטור ממס על פיצויים מוגבל לתקרה של 13,750 ש"ח לכל שנת עבודה, נכון ל-2026, או לשכר האחרון לכל שנה, הנמוך מביניהם. דוגמה: עובדת עם שכר אחרון של 12,000 ש"ח שעבדה אצלכם 8 שנים צברה פיצויים של כ-96,000 ש"ח. תקרת הפטור שלה היא 110,000 ש"ח (13,750 כפול 8), כך שאם תבחר למשוך, כל הסכום פטור ממס. עובד עם שכר של 20,000 ש"ח ייתקל בתקרה, והחלק שמעל יהיה חייב במס שולי.

ומה אם העובד פשוט לא מגיב? כאן נכנסת ברירת המחדל של המערכת: בחלוף שלושה חודשים בלי תגובה, כספי הפיצויים בקופות מיועדים אוטומטית לרצף קצבה, כלומר נשארים בחיסכון הפנסיוני. מבחינת העובד זו בדרך כלל התוצאה הנכונה לטווח ארוך, אבל עובד שתכנן למשוך את הכסף ויגלה שהוא "ננעל" לרצף יצטרך לבקש חזרה מהרצף, ותלונתו הראשונה תגיע אליכם. שווה ליידע עובדים עוזבים על המועד הזה בשיחת הסיום.

חשוב שתדעו לומר לעובד גם את זה: משיכת פיצויים בפטור היום נוגסת בפטור העתידי על קצבת הפנסיה שלו, מנגנון שמוסבר במדריך על רצף זכויות ורצף קצבה. אתם לא אמורים לייעץ לו, אבל מעסיק שאומר "שווה שתבדוק את זה לפני שאתה מושך" חוסך לעובדים שלו לשעבר טעויות של עשרות אלפי שקלים.

השלמת פיצויים וסעיף 14

הדיווח לרשות המסים הוא רק צד אחד. הצד השני הוא חשבון הפיצויים עצמו: כמה מגיע לעובד וכמה כבר יש בקופות.

אם החלתם סעיף 14 כדין על כל השכר ומהיום הראשון, ההפקדות השוטפות של 8.33% הן הפיצויים, מה שנצבר בקופה הוא מה שיש, ואין השלמה, לא כלפי מעלה ולא כלפי מטה. אם לא החלתם סעיף 14, או החלתם אותו חלקית, עובד מפוטר זכאי לפיצויים לפי שכר אחרון כפול שנות ותק, והצבירה בקופה רק מתקזזת מהחוב. עובד ששכרו עלה עם השנים מייצר לכם פער: מי שהתחיל ב-8,000 ש"ח וסיים ב-12,000 ש"ח אחרי 6 שנים זכאי ל-72,000 ש"ח, בעוד שבקופה נצבר סכום שמשקף את השכר ההיסטורי הנמוך יותר. ההפרש משולם מכיסכם, במזומן, ומדווח כמענק בטופס 161.

בהתפטרות רגילה אין חובת השלמה, אבל הכספים שכבר נצברו בקופות שייכים לעובד: סעיף 26 לחוק פיצויי פיטורים קובע שכספים שהופקדו לקצבה או לפי סעיף 14 אינם ניתנים להחזרה למעסיק, למעט חריגים צרים שנקבעו בדין.

שחרור הכספים בפועל

כדי שהעובד יוכל לעשות משהו עם הכסף, הקופות צריכות שני דברים: את אישורי המס מהמערכת הדיגיטלית, ואת עמדת המעסיק לגבי כספי הפיצויים, מה שמוכר בשטח כמכתב שחרור. במכתב (או בטופס ההודעה של הקופה) אתם מאשרים שאין לכם טענות לגבי הכספים ומורים לקופה לפעול לפי בחירת העובד.

ומה אם מעסיק גורר רגליים? כאן נכנס תיקון 21 לחוק קופות הגמל (2018): אם בתוך 4 חודשים מסיום העבודה המעסיק לא המציא לקופה פסק דין ששולל את זכאות העובד, או אסמכתא שהוא נקט הליך משפטי כזה, הכספים נחשבים שייכים לעובד והוא רשאי למשוך או לנייד אותם גם בלי אישור המעסיק. כלומר: שתיקה שלכם היא הסכמה. מכתב השחרור לא מייצר את הזכות, הוא רק מקצר לעובד את ההמתנה.

ואל תשכחו את הצד של ביטוח לאומי: עובד שפוטר צריך מכם אישור על תקופת ההעסקה כדי לתבוע דמי אבטלה, ואתם חייבים למסור אותו בתוך 14 ימים מיום העבודה האחרון. נקודה שחוסכת כסף לשני הצדדים: מענק פרישה ופיצויים פטורים מדמי ביטוח לאומי, בעוד שפדיון חופשה הוא שכר עבודה לכל דבר וחייב גם במס וגם בדמי ביטוח. הפרדה נכונה בתלוש האחרון היא לא קוסמטיקה. מה עוד מגיע לעובד שפוטר מסביר המדריך על זכויות בפיטורים.

מניסיוני

ליוויתי עובדת שעזבה חברה קטנה בפברואר וגילתה ביולי שהיא לא יכולה לגעת בכספי הפיצויים שלה. המעסיק היה בטוח ש"רואה החשבון טיפל בזה", רואה החשבון חיכה לנתוני שכר, והדיווח פשוט לא הוגש. בינתיים הקופה, בלי אישורי מס, סירבה לשחרר. שיחה אחת עם המעסיק, דיווח שהוגש תוך שבוע, והכסף שוחרר. הנזק האמיתי היה חמישה חודשים של ודאות אצל העובדת שמרמים אותה, על לא עוול בכפו של אף אחד.

לוח זמנים ומוקשים

המקורות: רשות המסים וכל זכות, נכון ל-2026

בשורה התחתונה: עזיבת עובד היא תהליך עם ארבעה שחקנים, אתם, העובד, הקופות ורשות המסים, ורק לכם יש את כל המידע. מעסיק שמנהל את זה כתהליך מסודר מסיים את מערכת היחסים בטוב, גם כשהעזיבה עצמה הייתה פחות נעימה.